Preparazione della comunicazione polivalente ('spesometro')
1. Preparazione della comunicazione
E' disponibile la funzione 309, "Elenco clienti fornitori". Questa funzione,
che in precedenza produceva il vecchio formato dell'elenco, a partire
dall'esercizio 2012 predispone la nuova comunicazione polivalente. E'
prevista la creazione di quattro tipi di documenti per il controllo, la
verifica e la quadratura dei dati da trasmettere: per produrli e visualizzarli
è necessario aver installato sul computer che esegue Pixia una versione di
Excel (ad esclusione della versione Starter), oppure una versione di
Open Office o di Libre Office.
Il primo tipo di documento è un foglio di calcolo
con tutti i documenti emessi e ricevuti durante l'anno. Già durante
questa fase
il programma effettua una serie di controlli sui dati in contabilità, e
viene presentata una lista di anomalie, che può essere stampata, ma che
non blocca la produzione della comunicazione. Il file prodotto,
il cui nome viene comunque indicato all'utente,
verrà salvato nella cartella degli archivi di Pixia con il nome
"compoliv_az<numero azienda>_<anno esercizio>_bozza" . Per
facilitare i controlli di quadratura con la dichiarazione IVA, sono presenti
anche tre colonne, indicanti nell'ordine l'eventuale scelta di non far
comparire il cliente/fornitore nell'allegato (controllato dalla opzione
"Allegato IVA", visualizzata in basso nella scheda "Dati contabili"
dell'archivio); la scelta di non far comparire una determinata registrazione
(controllata dalla opzione "non inserire nella comunicazione polivalente"
che si trova in basso della videata "Altri dati" della funzione di immissione
primanota; normalmente questa opzione viene attivata automaticamente dal
programma durante la registrazione di operazioni di acquisto da fornitori
di altri paesi CEE, che compaiono nei modelli INTRA, e da fornitori residenti
in paesi black list, che compaiono nella relativa dichiarazione); e la
scelta di indicare l'operazione fra i documenti riepilogati (utilizzata
normalmente per le schede carburanti: vedi più sotto). Per facilitare il
controllo, viene indicato il codice del cliente/fornitore, il numero e la
data della fattura. Come richiesto dal modello di comunicazione, sono
presenti le colonne riportanti la somma di imponibili e non imponibili
delle fatture, l'iva di tali documenti, gli imponibili e non imponibili
delle note di variazione (note di credito) e la relativa IVA, l'imponibile
con IVA non esposta (in pratica, le operazioni in regime di reverse charge).
Nel caso di clienti che siano collegati ad altri cointestatari, la stessa
fattura sarà presente tante volte quanti sono i cointestatari, e con gli
importi di competenza.
Sono poi presenti, sotto le registrazioni relative agli acquisti e alle
vendite, i totali delle colonne, e anche due ulteriori totali, quello
relativo alla somma algebrica degli imponibili e dell'IVA di fatture e
note di variazione; se sono presenti, è presente
l'imponibile delle operazioni che non verranno comunicate (quelle con gli
asterischi nella seconda colonna; normalmente sono le operazioni INTRA, che
sono registrate in un apposito sezionale). Questi totali permettono una
rapida riconciliazione
con la liquidazione annuale, per i necessari controlli.
Il secondo tipo di documento è un foglio di calcolo, già aggregato per
cliente/fornitore. In questo documento non sono più compresi i clienti/fornitori
che si è scelto di non far comparire, e le registrazioni escluse, grazie
alle opzioni citate precedentemente. Per ogni cliente/fornitore, oltre ai
totali delle operazioni, è indicato anche il numero di tali operazioni.
Il file prodotto, il cui nome viene comunque indicato all'utente,
verrà salvato nella cartella degli archivi di Pixia con il nome
"compoliv_az<numero azienda>_<anno esercizio>_aggr" .
Il terzo tipo di documento è un foglio di calcolo con i dati che saranno
inseriti nella comunicazione. Oltre a rifare le attività indicate
precedentemente, vengono controllate le anagrafiche delle
controparti. Si ricorda che per i residenti in Italia, è necessaria la sola
presenza della partita IVA (per le attività commerciali) e del codice fiscale
(per le persone fisiche e gli enti non commerciali). Per le controparti non
residenti, è invece necessario che siano presenti in anagrafica il cognome,
nome, luogo e data di nascita, stato estero di residenza per le persone fisiche,
e ragione sociale, indirizzo, città e stato estero di residenza per società
e enti. Il file prodotto, il cui nome viene comunque indicato all'utente,
verrà salvato nella cartella degli archivi di Pixia con il nome
"compoliv_az<numero azienda>_<anno esercizio>_finale.xls" .
Il quarto tipo di documento è il file telematico pronto per la trasmissione
all'Agenzia delle Entrate. E' necessario indicare la cartella di destinazione
e il nome del file (vengono proposti la cartella predefinita dall'applicazione
"Comunicazione Polivalente" prodotta dall'Agenzia delle Entrate, e il nome
utilizzato dall'Agenzia; il suffisso, "nsp", non deve essere modificato per
permettere la corretta trasmissione, mentre il nome può essere modificato, se
ritenuto utile). E' anche necessario indicare se la comunicazione è stata
redatta dal contribuente o dall'intermediario, e se la trasmissione avviene
direttamente o tramite un intermediario. In quest'ultimo caso deve anche essere
indicata la data dell'incarico alla trasmissione (solitamente la stessa data
in cui si prepara il file). I dati dell'intermediario vanno immessi
con la voce "Dati intermediario" del menu "File" della videata iniziale di
Pixia, e se l'utente ha già predisposto a suo tempo i file telematici dell'elenco
clienti/fornitori, sono già disponibili. Durante la produzione del file
telematico viene anche prodotto un foglio di calcolo, con tutti i dati presenti
nel file, che può essere stampato per una archiviazione cartacea.
2. Contenuto della comunicazione
La comunicazione, in modalità aggregata, si divide in 3 parti:
quadro FA, operazioni con operatori commerciali (con partita IVA)
residenti in italia;
quadro SA, operazioni con privati residenti in Italia;
quadro BL, operazioni con residenti all'estero (privati e commerciali).
Vengono riportati esclusivamente i documenti che siano stati registrati
nell'anno
a cui si riferisce la comunicazione, indipendentemente dalla data del
documento. Vengono riportate automaticamente anche le eventuali fatture emesse
a fronte
di corrispettivi, per le aziende con vendita al dettaglio.
Anche in questa comunicazione, come per la precedente, devono anche essere
riportate le vendite effettuate senza fattura, cioè
con scontrino, se superiore a 3600 euro (ma non pagate con bancomat o carta di
credito: questi dati vengono comunicati all'Agenzia direttamente dalle banche).
A tal fine, i dati relativi
devono essere immessi tramite l'apposita funzione ("Registrazione operazioni
oltre 3600€ senza fattura") che si trova nel menù "Utilità" della funzione
205, Immissione di prima nota. Deve essere indicata, oltre all'eventuale
sezionale, la data di effettuazione della operazione, e il suo progressivo
giornaliero (il primo numero utile si può ottenere con l'apposito pulsante
"Nuovo"); deve poi essere indicato il codice del cliente (che quindi deve
essere presente in archivio: per i clienti italiani, basta immettere nome
e codice
fiscale, per quelli esteri anche indirizzo, città, stato, luogo e data di
nascita), e l'importo totale dello scontrino. Le altre indicazioni, necessarie
per il precedente spesometro, non sono più richieste per la nuova comunicazione.
A differenza delle precedenti comunicazioni, in questa è necessario indicare
anche gli acquisti registrati sulle schede carburanti, se non pagati con
bancomat o carte di credito. Visto che non è possibile indicare una valida
partita IVA, è necessario forzare queste registrazioni fra i documenti
riepilogativi: a tal fine, nell'archivio fornitori, nel codice relativo alla
scheda (o alle schede) carburanti, è necessario, nella parte "Dati contabili",
attivare l'opzione "Allegato IVA", e attivare anche l'opzione "tra i documenti
riepilogativi".
In considerazione che in questa comunicazione non dovrebbero essere comunicati
dati già disponibili all'Agenzia delle Entrate, normalmente dovrebbero
essere esclusi i clienti e fornitori, con partita IVA, residenti in altri
paesi CEE, in quanto i loro dati sono presenti nelle dichiarazioni INTRA;
le operazioni superiori a 500 euro con partner residenti in paesi black list;
le fatture di acquisto di servizi telefonici, energia elettrica, gas, in
quanto tali aziende devono comunicare i dati dei loro clienti direttamente
all'Agenzia. E' possibile escludere completamente il cliente/fornitore
disattivando l'opzione "Allegato IVA" presente nella scheda "Dati contabili"
dell'archivio, oppure la singola operazione attivando l'opzione "non
inserire nella comunicazione polivalente"
che si trova in basso della videata "Altri dati" della funzione di immissione
primanota. Ulteriori dettagli sulle operazioni da includere o escludere dalla
comunicazione vanno richieste al proprio commercialista.
Per quanto riguarda la correlazione fra codici IVA e comunicazione, è
necessario tener presente che saranno sommati imponibili, non imponibili
e imposta, oltre che delle aliquote normali, di tutti i codici presenti, e
visualizzabili con la funzione 103, "Archivio aliquote e codici IVA", che
siano identificati come "non imponibile", "esente",
"regime del margine", "art. 38 quater",
"indetraibile", "reverse charge"; quest'ultima vedrà sommare il relativo
imponibile nella colonna "imponibile con IVA non esposta" della comunicazione,
le altre nelle colonne dedicate alle fatture e alle note di variazione. I
codici identificati come "escluso" e "non soggetto"
non saranno compresi nella comunicazione.
3. Compatibilità del file telematico con i prodotti
software dell'Agenzia delle Entrate
Il file telematico prodotto da Pixia può essere inviato direttamente
all'Agenzia, senza altre manipolazioni, attraverso il canale Fisconline per
i contribuenti autorizzati, e il canale Entratel per gli intermediari.
Entrambi i metodi prevedono che il file sia controllato con l'apposita funzione
del canale di trasmissione scelto.
Se si intende spedire via mail il file prodotto (quello con suffisso "nsp")
all'intermediario per il successivo invio all'Agenzia (solitamente il proprio commercialista),
è consigliato comprimerlo (con un programma in grado di "zipparlo", ovvero
utilizzando la funzione di Windows "Invia a... Cartella compressa") per evitare
che il file venga ignorato o modificato durante la trasmissione.
Purtroppo l'Agenzia delle Entrate non ha previsto, con questa nuova comunicazione,
la possibilità di modificare dai dati preparati da un altro programma.
Per tale ragione è stata prevista in Pixia la possibilità di variare "manualmente"
i dati calcolati a partire dalla contabilità. A tal fine, sempre nella funzione 309
di preparazione della comunicazione, è disponibile nel menu Utilità una funzione
di Rettifica manuale. E' necessario indicare il codice del cliente o fornitore
da rettificare, e quindi uno o più dati che saranno sommati algebricamente a
quelli calcolati dal programma. I dati immessi manualmente in questa funzione
saranno indicati nel foglio di calcolo analitico (il primo dei quattro tipi
indicati in precedenza).
Le informazioni presenti in questa nota si riferiscono alla versione 0.65.3 e successive
Paolo Serial
consulenza informatica e realizzazione software
Partita IVA 00951290329
(aggiornato al 27/03/2015)