Contabilizzazione delle fatture emesse su più conti di ricavi

Premessa
E' possibile effettuare la scelta dei conti di ricavo sia in maniera automatica che con la forzatura manuale dei conti interessati.
Requisito prioritario è l'attivazione della opzione "Contab. multiconto" nella scheda "Contabilizzazione" della funzione 101, "Anagrafica azienda".
Per effettuare le contabilizzazioni è anche necessario indicare il conto di contabilizzazione principale nella funzione 203, "Conti fondamentali", e se è necessaria la diversificazione per sezionali, anche nei riepiloghi dei dati per magazzino, attivando la funzione 601, "Dati riepilogativi", e scegliendo nel menu "Opzioni" la voce "Altre opzioni".

Scelta del conto automatica
E' possibile abbinare ogni categoria merceologica ad un conto di contabilizzazione.
Il mastro e conto deve essere indicato nella funzione 502, "Categorie merceologiche". E' possibile che più categorie merceologiche abbiano lo stesso conto di contabilizzazione. E' poi naturalmente necessario che nell'archivio articoli di magazzino sia correttamente indicata la categoria merceologica per ogni codice utilizzato in fattura. Questo può essere fatto, secondo la convenienza dell'utente, indicando direttamente i codici degli articoli nell'Elenco articoli visualizzabile dalla funzione 502, ovvero indicandola nella scheda "Generale" della funzione 501, "Articoli di magazzino". Nel caso in cui gli articoli siano collegati a più categorie merceologiche, la contabilizzazione avverrà sulla base della categoria merceologica principale.
In fase di contabilizzazione, il programma cerca per ogni articolo presente in fattura la corrispondente categoria merceologica (quella abbinata al tempo della formazione del documento), e contabilizza il ricavo sul conto indicato nella categoria. In caso di errore nella indicazione del conto, il programma contabilizza l'importo sul conto indicato nei dati riepilogativi del sezionale (se applicabile), ovvero nel conto principale indicato nei Conti fondamentali. Se in fattura è indicato un articolo non presente in magazzino (con l'uso del codice "." (punto), ovvero con un codice attualmente inesistente) il conto di contabilizzazione sarà quello del sezionale, o quello principale.
Se tutti gli articoli dovrebbero risultare contabilizzati su un conto definito, è allora consigliabile indicare come conto principale un conto di servizio (per esempio 99999): in questa maniera, tutte le contabilizzazioni avverranno sui conti definiti nell'archivio Categorie merceologiche, e se alla fine della contabilizzazione si notano registrazioni sul conto di servizio, significa che nella fattura interessata sono presenti articoli non collegati ad una categoria, ovvero categorie non abbinate ad un conto. Naturalmente è possibile modificare manualmente le registrazioni interessate, e integrare gli archivi Articoli di magazzino e Categorie merceologiche per evitare la stessa situazione delle contabilizzazioni future. Se le variazioni da effettuare manualmente sono molto numerose potrebbe essere conveniente, se possibile, recuperare l'archivio dell'azienda precedente alla contabilizzazione, e poi rieffettuare l'operazione dopo aver integrato gli archivi con i dati mancanti.
Come indicato precedentemente, la categoria merceologica utilizzata è quella presente negli archivi alla data di preparazione del documento; questa scelta è stata fatta per permettere variazioni agli archivi nel corso dell'anno. E' comunque disponibile una utility che permette la riscrittura della categoria merceologica su documenti già esistenti; è presente nella funzione 502, Archivio Categorie merceologiche, menu "Utilità", voce "Assegnazione categorie ai movimenti di magazzino". Se per esempio si decide di cambiare alcuni abbinamenti fra articoli e categorie, o di crearne di nuovi, a partire dal 1 giugno, ma l'operazione di aggiornamento degli archivi viene portata a termine il 20 di giugno, gli articoli fatturati in questo periodo potrebbero essere abbinati alla vecchia categoria. Quindi, nella utility di riassegnazione, è necessario indicare come data di inizio il 1 giugno, e se la modifica ha interessato solo una categoria o un articolo indicare i rispettivi codici, ovvero lasciarli vuoti per permettere la riscrittura di tutti i dati.

Scelta del conto manuale
E' possibile forzare manualmente il conto di contabilizzazione, indicando nel corpo della fattura una o più righe di descrizione, con il codice "DE", e con il testo #CC=x, dove x deve essere sostituito da un testo lungo (al massimo) 8 caratteri, di cui i primi 3 sono il Mastro e i restanti 5 il Conto, ovvero un testo di (al massimo) 5 caratteri indicanti il Conto da utilizzare, sottointendendo in tal caso che il Mastro è quello indicato nei dati riepilogativi del sezionale ovvero nei Conti fondamentali. Il carattere # presente all'inizio della descrizione permette la visualizzazione della riga, ma ne sopprime la stampa. Questo conto verrà utilizzato fino alla prossima riga riportante un altro conto di contabilizzazione, ovvero alla fine del documento, per tutte le righe i cui articoli non siano collegati automaticamente ad un conto.
Ad esempio, se si vuole contabilizzare sul mastro 510, conto 11200, la riga di descrizione dovrà essere digitata come #CC=51011200. Se il mastro 510 è già indicato come principale, la riga di descrizione può essere anche #CC=11200. Se il mastro ha solo due caratteri, e il conto, per esempio quattro caratteri, il mastro deve essere indicato comunque con tre caratteri, lasciandone quindi uno vuoto, per esempio come in #CC=33 1234.
Nel caso di un utilizzo frequente di questa modalità, è possibile utilizzare la funzionalità di memorizzazione, nell'archivio articoli di magazzino, di righe di descrizione. In tal caso è possibile creare un articolo il cui codice inizia con il carattere $ (simbolo del dollaro), e immettere la descrizione richiesta. Utilizzando tale codice all'interno di una fattura, il codice verrà automaticamente cambiato in "DE", e la descrizione lasciata immutata. Ad esempio, per semplificare l'immissione di un codice indicante la contabilizzazione sul conto 530 00123, "Ricavi per vendita spazi pubblicitari", si potrebbe creare un codice $PUBBL con descrizione #CC=53000123.

(aggiornato al 24/04/2010)