Creazione dell'azienda per il nuovo esercizio

Per creare l'azienda del nuovo anno, verificare che nessuno stia utilizzando l'azienda corrente, e quindi selezionare la funzione 923 (creazione nuova azienda).
Viene visualizzata una finestra, dove è necessario indicare il numero destinato alla nuova azienda (per esempio 2026, ma va bene qualunque altro numero che non sia già utilizzato). Le altre due scelte sono già attivate, e indicano al programma che il nuovo esercizio deve essere quello successivo al corrente, e che gli archivi dinamici verranno azzerati (cioè non verranno copiati gli archivi di primanota, iva, movimenti di magazino, fatturazione, statistiche, ecc.).
Confermare, e attendere il messaggio di conferma dell'operazione (il tempo necessario dipende da vari fattori, come la velocità del vostro pc, della eventuale rete, la dimensione dei vostri archivi, la quantità di clienti fornitori e degli articoli di magazzino, ecc.)
Per chi gestisce la contabilità vengono riportati i saldi correnti di clienti, fornitori e piano dei conti nella nuova azienda, e per chi gestisce il magazzino viene ricopiata la giacenza e costo medio attuale nei corrispondenti campi iniziali della nuova azienda. In pratica, viene riportata la situazione così come è presente nel momento della copia.
Da questo momento è possibile utilizzare la nuova azienda, scegliendone il numero nella videata iniziale. Per gli utenti che hanno attivato la funzione di entrata automatica nell'azienda, è ovviamente consigliabile modificare tale funzione facendo adesso riferimento alla nuova, almeno per chi utilizza le funzioni di fatturazione e magazzino (magari quegli utenti che usano soprattutto funzioni di contabilità potrebbero trovare comodo posizionarsi nella nuova azienda in automatico solamente fra qualche settimana); per fare questa modifica, posizionarsi nella nuova azienda, e poi dal menu File scegliere "Definizione azienda iniziale".
Si ricorda che è sempre possibile in futuro riaggiornare i valori iniziali dei saldi contabili e del magazzino con le stesse funzioni già utilizzate in passato, rispettivamente 1005 Rettifica saldi primanota, e 1003 Rettifica valori magazzino; ed è possibile trasferire gli aggiornamenti dei dati dello scadenziario (nuove scadenze, cambi di stato, ad esempio da "emesso" a "incassato") con la voce "Trasferimento dall'esercizio precedente" del menù "Utilità" della funzione 622, "Gestione manuale scadenze". Queste funzioni di trasferimento possono essere riutilizzate più volte, mentre viene completata l'immissione dei dati relativa all'anno precedente; naturalmente, per la parte dei saldi contabili, fino alla definitiva redazione delle scritture di chiusura e apertura.

(aggiornato al 10/01/2012)