Fatture elettroniche: conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è quella procedura, equivalente alla stampa dei registri in una contabilità meccanografica tradizionale, che "congela" la situazione contabile. Consiste nel raccogliere tutte le fatture elettroniche emesse nell'anno solare, che sono state registrate in un sezionale del registro IVA, e nella creazione di un file di Indice, che deve venir firmato dal Responsabile della Conservazione, e marcato temporalmente. Come per i corrispondenti registri cartacei, anche i file presenti nella conservazione sostitutiva devono essere preparati entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa, quindi generalmente entro il 31 dicembre dell'anno successivo, e devono rimanere a disposizione per 10 anni.
Come per la firma digitale delle fatture, è necessario aver installato sul pc che esegue la conservazione un programma di firma. Ad oggi sono supportati:
FirmaCerta di Namirial (con automazione di firma, marcatura temporale e verifica);
Dike di InfoCamere (la versione 5 per l'automazione della firma; la 6 solo per l'avvio);
ArubaSign di Aruba (solo per l'avvio);
FileProtector di Actalis (solo per l'avvio).
In ogni caso anche altre soluzioni di firma possono essere utilizzate, anche se è compito dell'utente selezionare la funzione richiesta, il file su cui operare e l'eventuale cartella di destinazione.
E' anche consigliata la presenza di una unità CD o DVD per poter masterizzare i file della conservazione sostitutiva su un disco ottico, che ne permette l'eventuale utilizzo anche su sistemi dove Pixia non è installata.

Preparazione dei file della conservazione sostitutiva
Per procedere alla conservazione sostitutiva è necessario effettuare le seguenti operazioni:
attivare l'azienda di interesse;
accedere alla funzione 612 (invio fatture elettroniche), e quindi nel menu Utilità scegliere la voce "Conservazione sostitutiva"; se è gestita anche la contabilità (ai fini fiscali oppure ai soli fini amministrativi) è attiva, per scelta predefinita, l'opzione che permette di effettuare un controllo automatico fra i dati raccolti dei documenti informatici e le registrazioni contabili; altrimenti è possibile, con l'opzione "Stampa elenco" estrarre una lista, visualizzata e/o stampata, dei dati raccolti dai documenti informatici, per poter effettuare una verifica manuale della completezza e correttezza delle informazioni.
se non è prevista la stampa immettere, o controllare, cognome, nome e codice fiscale del Responsabile della Conservazione;
premere il bottone "Avvio" (o "Stampa elenco", se è attivata l'opzione relativa). Il programma effettua i controlli, se richiesti; se sono negativi, il programma termina, ed è necessario provvedere alle operazioni manuali necessarie per ristabilire la correttezza dei dati errati o mancanti.
Se tutto è a posto, viene chiesto all'utente di confermare il numero di documenti presenti, e quindi il programma provvede alla creazione automatica dell’Indice del Pacchetto di Archiviazione, e del file contenente i dati aggiuntivi che permettono la ricerca dei documenti all’interno del Pacchetto di conservazione. Al termine della produzione di questi due file, se è stato configurato un programma di firma e marcatura compatibile, è possibile procedere alla firma digitale, con l’uso della smart card o dispositivo analogo di firma del Responsabile della conservazione, e alla marcatura temporale; per quest’ultima possono essere utilizzati i pacchetti di marcatura acquistati direttamente dall’utente, ovvero, previa autorizzazione, una marcatura a disposizione del produttore di Pixia. La marcatura temporale è l’unica attività relativa al Pacchetto di Archiviazione che richiede un collegamento internet funzionante; tutte le altre procedure possono essere svolte anche in assenza di un collegamento di rete.
E’ quindi possibile masterizzare tutto il Pacchetto di Archiviazione su un supporto ottico, CD o DVD. E’ sufficiente inserire un disco ottico vergine (non riscrivibile, per adempiere agli obblighi normativi), selezionare l’unità (se il pc su cui si sta operando ne ha più di una), e premere il bottone "Copia su CD/DVD", che è abilitato solo se il Pacchetto di Archiviazione è correttamente formato. Il programma segnala la corretta produzione del CD o DVD. E’ possibile effettuare questa operazione più volte, per ottenere più copie del Pacchetto di Archiviazione.

Manuale della conservazione
Chi emette fatture elettroniche, e quindi deve eseguire la conservazione sostitutiva, deve preparare il Manuale della Conservazione, redatto e tenuto aggiornato dal Responsabile della Conservazione.
Per facilitare la preparazione di questo documento, abbiamo reso disponibili due versioni del Manuale, una per le aziende che emettono fatture elettroniche per proprio conto, l'altro per chi le emette per conto di terzi (per esempio, Studi dei Commercialisti, consulenti, ecc.)
E' necessario in ogni caso integrare il Manuale con i propri dati, come dettagliato più sotto. Visto che la norma lo definisce "documento informatico", deve essere salvato come tale, quindi in formato elettronico dopo essere stato firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione.
Nel caso di variazioni, il manuale deve essere integrato, indicando la data della revisione. Alcuni dati, per esempio quelli relativi al Responsabile della Conservazione, o a chi firma le fatture, non devono essere sostituiti ma aggiornati, mantenendo sia i vecchi dati che i nuovi. E' necessario salvare, almeno per 10 anni, tutte le varie versioni del manuale eventualmente compilate.
I file del manuale sono disponibili in formato doc (Microsoft Word) e anche in formato rtf, per poterlo modificare con quasi tutti i programmi di videoscrittura, su praticamente tutti i sistemi operativi. Se si utilizza il formato rtf potrebbe essere necessario modificare i margini della pagina A4, visto che il testo prevede 25 mm in alto, e 20 mm in basso, a sinistra e a destra.
Dopo aver scaricato la versione del manuale che interessa, effettuare le seguenti operazioni:

Manuale per fatture proprie:
  manuale_conservazione_1_0.doc
  manuale_conservazione_1_0.rtf
Manuale per fatture conto terzi:
  manuale_conservazione_terzi_1_0.doc
  manuale_conservazione_terzi_1_0.rtf

Paolo Serial
consulenza informatica e realizzazione software
Partita IVA 00951290329

Stampa


(aggiornato al 19/01/2016)