Fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione
1. Informazioni generali
A partire dal 6 giugno 2014 le fatture dirette alla Pubblica Amministrazione
(d'ora in poi, PA) non
possono più essere inviate in forma cartacea, ma deve essere obbligatoriamente
utilizzata una fattura elettronica, cioè un file prodotto da appositi software,
e inviato sempre ed esclusivamente per via telematica.
Ogni fattura elettronica deve essere firmata digitalmente, e inviata via PEC (ci sono
anche altri sistemi di trasmissione, ma adatti per un numero elevato di fatture).
La decorrenza del nuovo sistema è stato diviso in due diversi momenti:
Ad ogni PA è stato assegnato un codice univoco, composto da 6 caratteri alfanumerici,
e che deve obbligatoriamente essere indicato nelle fatture elettroniche: di fatto,
è il codice che permette la corretta ricezione della fattura dalla PA destinataria.
Questo codice dovrebbe essere stato indicato dalla PA ai loro fornitori con una
comunicazione inviata 30 giorni prima dell'inizio del nuovo regime di fatturazione;
e dovrà essere indicato nei futuri ordini. In ogni caso, è possibile verificare
sul sito
www.indicepa.gov.it
i dati della singola PA; più precisamente è possibile,
con la ricerca avanzata, inserire il codice fiscale dell'Ufficio destinatario, e
trovare, tra gli altri dati, il codice univoco e la decorrenza dell'obbligo di
fatturazione elettronica.
La fattura elettronica, prodotta da un programma, deve essere firmata digitalmente.
A tal fine, va usata una smartcard o una chiavetta USB abilitata al servizio CNS
(Carta Nazionale dei Servizi): tipicamente, quella emessa dalle CCIAA, ma è
possibile utilizzare anche quelle emesse da altri certificatori abilitati. E'
necessario utilizzare anche un programma di firma, generalmente distribuito assieme
al dispositivo.
Una volta firmata, la fattura va inviata al SDI (Sistema di Interscambio). Questo
è un gestore a livello nazionale: tutte le fatture, inviate a qualsiasi PA, vanno
spedite alla stessa casella. Il SDI provvede alle verifiche sulla fattura inviata:
che sia preparata correttamente e che contenga il corretto codice univoco. Se tutto
è a posto, viene recapitato, alla casella PEC del contribuente, un messaggio che
conferma la corretta spedizione della fattura, e il suo inoltro alla PA destinataria.
Se invece ci sono problemi, viene recapitato un messaggio di scarto, con le
motivazioni dell'anomalia riscontrata. La mail di risposta contiene sia un testo
leggibile, sia un file telematico; quest'ultimo può essere ignorato se la gestione
dell'invio viene effettuata manualmente dal contribuente.
In caso di trasmissione senza errori, la PA destinataria ha 15 giorni per segnalare
l'esito della verifica "commerciale" della fattura, cioè in pratica per rifiutarla
segnalando la relativa motivazione; se la PA non segnala niente nei 15 giorni, la
fattura si intende definitivamente accettata e pagabile nei termini contrattuali
(30 giorni dalla consegna della fattura, estendibili a 60 solo in caso di esplicito
accordo contrattuale).
E' importante tener presente che la fattura elettronica così formata è essa stessa
l'originale: non è prevista una copia cartacea, se non per utilizzi amministrativi
interni. Questo implica che deve essere conservata in formato elettronico. Attualmente
le norme richiedono che le fatture elettroniche siano salvate
("conservate" è il termine fiscale corretto) su supporto ottico (CD o DVD) entro
3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi relativa.Ci
sono voci ricorrenti di una diversa regolamentazione; sicuramente però queste fatture
dovranno essere conservate in questo formato, e non in cartaceo; per evitare quindi
problemi, è necessario che tutte le fatture elettroniche siano prodotte in un
sezionale a parte, diverso da quelle delle fatture "cartacee". E' anche fondamentale
aver presente che secondo le attuali normative, la fattura si intende emessa "all'atto
della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario
o committente" (art. 21 comma 1 del DPR633/1972). Con la fatturazione elettronica,
a differenza della fattura cartacea,
la data di spedizione è certificata: pertanto è indispensabile che la fattura sia
predisposta e spedita nella stessa giornata. Anche per queste ragioni è consigliato
che le fatture siano emesse in un sezionale a parte, a loro dedicato.
Se il contribuente ha l'abilitazione ai servizi telematici dell'Agenzia delle
Entrate (Fiscotel), sarà possibile monitorare dal sito
www.fatturapa.gov.it
le operazioni relative all'invio e ai riscontri sulle fatture trasmesse.
In caso di incapacità del contribuente, o anche mancato interesse vista la possibile
eccezionalità della situazione, a predisporre e inviare la fattura elettronica
(mancanza di un programma adatto, mancanza del dispositivo di firma, mancanza di
una casella di posta PEC, invio di pochissime fatture PA in un anno) è possibile
richiedere l'effettuazione di tali servizi ad un terzo, definito "intermediario",
che ovviamente presterà tali servizi a pagamento.
Sul sito
www.fatturapa.gov.it
sono disponibili ulteriori
informazioni sulla gestione della fattura elettronica verso la PA.
2. Prerequisiti
Per inviare una fattura destinata alla PA, è necessario:
E' consigliabile fare una prova di firma, digitando il PIN, utilizzando un
qualsiasi file, visto che
questa operazione dovrà necessariamente essere effettuata manualmente.
Se qualche fattura da inviare alla PA deve avere il bollo (fatture senza addebito
dell'IVA), con la normativa prevista dal DM 17 giugno 2014, basta provvedere al
pagamento cumulativo dei bolli utilizzati in un anno solare entro 120 giorni
dell'anno successivo, quindi entro il 30 aprile (29 aprile per gli anni bisestili),
con il modello F24.
E' possibile controllare la presenza e l'eventuale addebito del bollo con le
seguenti opzioni:
3. Configurazione di Pixia
E' possibile utilizzare Pixia per la sola preparazione della fattura elettronica,
per poi firmare digitalmente il file e spedirlo via PEC manualmente; è naturalmente
consigliato automatizzare tale operazioni.
Per configurare i dati aziendali: oltre alla normale anagrafica, con indirizzo,
codice fiscale e partita IVA, è necessario integrare alcuni dati, che
sono richiesti per la predisposizione della fattura elettronica, nella videata
della funzione 101 (Anagrafica azienda): nella scheda "altri dati anagrafici"
il regime fiscale (a parte i regimi speciali, le scelte sono generalmente "Ordinario",
"Contribuenti minimi" per gli ex minimi, "Regime forfettario" per i nuovi minimi;
la scelta "IVA per cassa P.A." non è al momento utilizzabile, in quanto è in vigore
il regime di split payment; quella "IVA per cassa DL 83/2010" può essere utilizzata
nel caso di fatture elettroniche emesse in regime di IVA "non split" - Autorità portuali,
Ordini professionali, ecc. - dalle aziende con fatturato inferiore ai 2 milioni di euro
che hanno scelto l'opzione per la liquidazione IVA per cassa);
la provincia della CCIAA, il numero di iscrizione al REA, il capitale sociale
versato e l'eventuale presenza di un socio unico (per le società di capitale),
l'eventuale stato di liquidazione; nella scheda "Opzioni IVA" il sezionale relativo
alle fatture elettroniche destinate alla PA. E' consigliabile, anche se non
obbligatorio, indicare numero di telefono, fax e indirizzo di posta elettronica
nella scheda "Contatti".
Se non sono già utilizzati più sezionali,
è necessario attivare, nella scheda "Vendite", l'opzione "sezionali per le vendite".
E' consigliato anche verificare, nella stessa scheda "Vendite", l'attivazione delle
opzioni "descrizioni multiriga" e "descrizioni articoli lunga".
Se si emettono anche fatture non elettroniche è necessario immettere, nella funzione
601 "Dati riepilogativi", il prefisso o suffisso relativo alla numerazione delle
fatture elettroniche.
E' anche necessario che, nella funzione 621, "Archivio banche incasso", siano
presenti la descrizione e l'IBAN delle banche indicate in fattura per l'incasso.
Se non viene indicata esplicitamente alcuna banca, vengono utilizzati i dati della
banca 1, che quindi deve essere presente.
Se l'azienda non è ancora predisposta per la fatturazione, è necessario preparare
la personalizzazione di stampa. E' possibile crearla manualmente, seguendo le
istruzioni riportate qui, ma
la soluzione più semplice è quella di copiare una personalizzazione già esistente.
A tal fine, attivare la funzione 902 "Personalizzazione stampati", selezionare
la personalizzazione 2, di tipo grafico, premere il bottone "Personalizzazioni",
scegliere come Tipo documento "Fattura immediata"; indicare nella nuova videata
il numero dell'azienda da cui si vuole copiare, e scegliere dalla lista "gruppo"
il nome del documento da ricopiare, e poi premere il bottone "Copia". Se si sceglie
un'altra azienda "normale", è poi necessario andare nel gruppo "Fincatura" e
modificare manualmente i dati dell'intestazione (ragione sociale, indirizzo, ...);
se invece si è scelta una azienda di prova, il programma provvede a personalizzare
il documento sulla base dei dati presenti nell'anagrafica aziendale (funzione 101).
Se si compilano esclusivamente fatture elettroniche, è possibile predisporre il
programma affinchè proponga il sezionale corretto (anzichè l'1); a questo fine,
nella funzione 601 "Dati riepilogativi", dopo aver scelto il sezionale, scegliere
la voce "Altre opzioni" dal menu "Opzioni", e attivare l'opzione "predefinito per
fatture immediate".
Il programma, in caso di stampa
di una fattura elettronica, provvede, indipendentemente dalle opzioni predefinite,
alla stampa di una fattura cartacea, disattivando l'eventuale produzione di un file
in formato pdf. E' possibile modificare manualmente questo comportamento, attivando
nella scheda "Opzioni fatture" della funzione 101 "Anagrafica azienda" l'opzione
"numero copie manuale"; in tal caso, nella
videata di riepilogo della fattura, saranno disponibili la casella con il numero di
copie richiesto, e la casella per la produzione del file pdf. Tutte le copie, sia su
carta che in pdf, contengono una sovraimpressione con il testo "originale in formato
elettronico - copia per usi interni amministrativi", in quanto per le fatture
elettroniche l'unico originale valido è il file firmato e inviato al cliente.
Per i professionisti, se necessario, configurare la gestione della ritenuta di
acconto (dettagli qui) e
della cassa previdenziale
(qui).
Per configurare il programma di posta: se viene segnalato che non risulta
installato
o configurato il programma di posta, è necessario prima provvedere alla sua
installazione, accedendo dalla videata iniziale di Pixia al menu "?", e quindi alla
voce "Aggiornamenti"; quindi accedere al menu "Utilità", e se è attiva la voce
"Installazione supporto Email" sceglierla, per provvedere all'installazione, che deve
essere eseguita in ogni pc che è destinato a inviare le email, e
riavviare Pixia. Scegliere la voce "Configurazione mail" dal menu "File" della
videata iniziale. Se è la prima configurazione, viene proposta una "casella
principale" con tutti i campi vuoti; in tal caso, rinominare la casella con qualcosa
di più significativo (tipo "casella PEC"), e immettere i dati necessari. Se invece
sono già configurate altre caselle (le caselle sono visibili da tutti gli altri pc
connessi alla rete, se esistente) premere il bottone "Crea nuova configurazione", ed
immettere un nome significativo. E' quindi necessario indicare tutti i dati
necessari per l'invio
delle mail, nella parte di destra della videata: il server
della posta in uscita, lo UserID, la password, il nome del mittente, l'indirizzo
completo; è molto probabile che debba essere attivata l'opzione "connessione SSL",
che il numero di porta sia 465, che la modalità di autenticazione sia lasciata vuota
(ma queste importazioni sono sempre da verificare sulla documentazione del
gestore della casella di
posta); attivare anche l'opzione "casella PEC" in alto a destra. Provare poi la
funzionalità della casella: premere il bottone "Prova invio mail", indicare una
propria casella di posta ove ricevere un messaggio di test (la casella normalmente
usata), e vedere se il programma effettua un invio corretto, oppure se viene segnalata
una anomalia. In quest'ultimo caso, correggere i dati immessi, e riprovare, fino
ad un invio con successo. Se devono essere inviate fatture di diversi contribuenti
è necessario naturalmente configurare e testare più caselle PEC, ognuna intestata
alla singola azienda.
Dopo aver configurato la casella PEC, attivare la funzione 612 ("Invio fattura
elettronica PA"); dopo aver confermato eventuali messaggi di errore, scegliere
dal menu "Configurazioni" la voce "Configurazione PEC"; immettere la casella PEC
da utilizzare, fra quelle configurate in precedenza, l'indirizzo dello SDI (il
Sistema di Interscambio). Per il primo invio, la mail va inviata all'indirizzo
sdi01@pec.fatturapa.it. Nella prima risposta dal Servizio di Interscambio,
verrà segnalata la mail a cui inviare tutte le successive fatture. Fare attenzione
al fatto che, se inviate le mail per più contribuenti, potete avere diversi indirizzi
di destinazione. Immettere anche, se desiderato, un indirizzo dove far arrivare
una copia della mail inviata al SDI (generalmente l'indirizzo generico della
azienda).
Per configurare il programma di firma (operazione necessaria una sola
volta in ogni pc):
dopo aver scelto una azienda, attivare la
funzione 612 ("Invio fattura elettronica PA"); dopo aver confermato eventuali
messaggi di errore, scegliere dal menu "Configurazioni" la voce "Configurazione
programma firma". Indicare il programma, già installato sul pc, che si vuole
utilizzare (se non è uno fra Dike, FirmaCerta, FileProtector e ArubaSign,
scegliere "altro
programma"); se possibile, viene cercato automaticamente il programma scelto, e
visualizzato il relativo percorso; altrimenti, è necessario immetterlo manualmente,
utilizzando se necessario anche il bottone "Sfoglia". Sono reperibili due versioni
di Dike: la 6, e la precedente versione 5. Solo Dike 5 e FirmaCerta supportano
l'automazione delle loro attività da parte di programmi esterni come Pixia;
pertanto solo questi due programmi sono in grado di firmare automaticamente il
file della fattura elettronica, mentre per gli altri programmi deve essere
indicato manualmente il nome del file da firmare. Per evitare i possibili
errori dell'elaborazione manuale, è consigliata
l'installazione di uno dei due programmi gratuiti indicati. Inoltre, solo FirmaCerta
è in grado di supportare l'immissione automatica del PIN, immettendolo nell'apposito
campo della videata, il che permette ad esempio l'apposizione della firma a personale
che non conosce il PIN, e che quindi può firmare solamente i file prodotti da Pixia.
Confermare la configurazione.
Per configurare la classificazione dei codici IVA: nella fattura elettronica
sono previste esclusivamente 6 tipologie di non addebito dell'IVA:
Quindi tutte le diverse causali vanno collegate a una di queste 6 classi (o a una
delle altre necessarie al corretto funzionamento del programma: 38quater,
indetraibilità). Il
programma ha già cercato, sulla base dei dati presenti nell'archivio, di assegnare
correttamente la tipologia corretta: ma è importante andare a verificare, e se
necessario variare, la tipologia collegata con ogni codice presente nella funzione
103, "Archivio aliquote e codici IVA".
Dal 1 gennaio 2015 le fatture verso la PA, e non soggette a ritenuta d'acconto
(fatture emesse da professionisti), sono soggette al regime di split payment; è
pertanto necessario creare i codici IVA relativi a tali tipologie (ulteriori
approfondimenti sullo split payment sono disponibili
qui).
Un piccolo numero di Enti destinatari della fattura
elettronica (Autorità portuali, Ordini professionali, Archivi notarili, ...) non
sono considerati Pubbliche Amministrazioni, quindi non sono soggetti alla normativa
dello split payment, e pertanto nelle fatture si dovrà utilizzare il codice
relativa all'IVA normale.
Per configurare l'intermediario: se la fattura elettronica viene preparata
da un intermediario, è necessario indicare i dati relativi utilizzando l'apposita
scelta presente nel menu "File" della videata iniziale. E' poi necessario attivare
la corrispondente opzione nella funzione 612, "Invio fattura elettronica". Se è
presente l'apposita variabile (A18) nella personalizzazione della stampa, verrà
indicato sul documento nome e codice fiscale dell'intermediario; e nel testo del
bottone di Invio mail viene indicata la casella PEC dell'intermediario.
4. Preparazione della fattura
Gli utenti di Pixia prepareranno la fattura elettronica come tutte le altre,
tenendo conto del sezionale predefinito per questi documenti. E' però necessario,
prima di predisporre la fattura, indicare il codice univoco nell'apposito campo
dell'Anagrafica clienti (funzione 106). Ricordarsi che la fattura deve avere
la stessa data della successiva spedizione via mail. Se necessario, indicare i
dati dell'ordine,
o commessa, e quelli relativi a CIG e CUP, utilizzando l'apposito bottone ("Dati
ordine") della videata relativa alla testata della fattura. E' necessario anche
indicare una condizione di pagamento che preveda una data di scadenza: non può
quindi essere utilizzata una condizione relativa a "nessun documento".
Al termine, è anche
possibile stampare la fattura come se fosse una normale fattura cartacea: però è
necessario ricordarsi che in questo caso l'originale è il documento informatico,
e la copia cartacea può essere utilizzata esclusivamente per usi interni
amministrativi.
Se, come consigliato, sono state attivate le opzioni per le descrizioni lunghe,
è possibile immettere nel corpo documento descrizioni dei beni e dei servizi
venduti, e descrizioni, più lunghe di 50 caratteri, che saranno automaticamente
suddivise in più righe (sia nella fattura elettronica che nella copia cartacea
o in pdf).
Qualche piccola nota sulla preparazione della fattura (informazioni più complete
sono disponibili nei tutorial disponibili sul sito di assistenza):
In casi eccezionali potrebbe essere necessario modificare la data della fattura,
oppure il cliente destinatario. E' naturalmente sempre possibile eliminare il
documento e reimmetterlo correttamente; ma se il documento è lungo o complesso,
queste modifiche possono essere effettuate tramite l'apposita funzione 1022 "Ricalcolo
fatture/DdT", indicando "fattura immediata" come tipo documento, immettendo il
numero del sezionale che contiene le fatture elettroniche, indicando il numero della
fattura da modificare sia nel campo "dal numero" che nel campo "al numero", e
attivando le scelte necessarie, indicando il nuovo valore. E' necessario fare
estrema attenzione nell'immettere questi nuovi dati, in quanto il programma
non fa alcun controllo di coerenza.
Dal 1 gennaio 2015 le fatture emesse nei confronti della PA sono normalmente
soggette al regime di "scissione dei pagamenti" (split payment). E' pertanto
necessario utilizzare un codice IVA corretto; altrimenti il programma visualizzerà
un avviso.
5. Invio della fattura
Una volta preparata la fattura è necessario provvedere alla creazione del file
telematico, alla sua firma digitale, che garantisce la provenienza del documento
e indica anche la data e ora della firma, e alla sua trasmissione. E' fondamentale
assicurarsi che la data e l'ora del pc siano corrette: anche pochi secondi di
differenza possono provocare lo scarto della fattura da parte del sistema di
ricezione. Questo accade perchè la firma riporta l'ora del pc, mentre la mail
viene inviata con l'ora del server; e se l'ora del pc è avanti rispetto all'ora
esatta, la firma può risultare posteriore all'ora di invio, e quindi scartata. Se
non si può essere certi dell'ora, è buona pratica quella di attendere almeno una
trentina di secondi, o più, fra il momento della firma e l'invio della mail.
Per questi adempimenti, attivare la funzione 612 (Invio
fattura elettronica PA). In caso di segnalazione di errori, ricontrollare la
configurazione di Pixia (a meno che si decida di non utilizzare la funzionalità
non disponibile).
Come primo passaggio, preparare la fattura elettronica, indicando il numero della
fattura e il sezionale. Vengono visualizzate data e ragione sociale; premere quindi
il bottone "Preparazione fattura". In caso di anomalie, o di dati mancanti, vengono
emessi appositi messaggi. In caso di successo, il nome completo della fattura
elettronica prodotta viene visualizzato nel campo "fattura da firmare". Il nome
segue regole obbligatorie: è composto dalla sigla "IT", dal codice fiscale, e da
un codice univoco di 5 caratteri alfanumerici. E' del tutto normale che questo
codice univoco non abbia alcuna relazione con il numero della fattura. Il suffisso
del file è .XML, che è appunto la sigla del tipo di formato con cui è realizzata
la fattura elettronica. E' disponibile anche un bottone "Visualizza", che permette
di controllare il contenuto del file preparato, secondo un modello predisposto
dall'Agenzia per l'Italia Digitale.
Se è stata configurata la funzionalità di firma, è allora possibile firmare il
documento. Dopo aver verificato che il dispositivo di firma (smartcard o chiavetta
USB) sia collegato, premere il bottone "Firma"; verrà lanciato il programma
configurato. Se questo programma è Dike 5, verrà chiesto direttamente il PIN relativo
alla firma, e il file salvato nella cartella predefinita; se è FirmaCerta non viene
chiesto il PIN, se è già stato immesso nella configurazione, e in ogni caso il file
verrò salvato nella cartella predefinita; negli altri casi è
compito dell'utente indicare il file da firmare, la cartella dove salvare il file
firmato, e chiudere il programma di firma dopo averlo utilizzato.
Le cartelle predefinite per i file da firmare e firmati sono:
[CartellaArchiviPixia]\fattPA\[anno]\[NomeAzienda]\da firmare
[CartellaArchiviPixia]\fattPA\[anno]\[NomeAzienda]\firmate
dove [CartellaArchiviPixia] è la cartella che contiene gli archivi di Pixia
(solitamente c:\Pixia sui pc non collegati in rete, e \\nomeserver\pixia
per i pc in
rete); [anno] è l'anno delle fatture; [NomeAzienda] è un codice con i primi
caratteri del nome dell'azienda, e in alcune installazioni potrebbe anche non
essere utilizzato. Se la firma va a buon fine, il nome completo del file firmato
viene visualizzato nel campo "fattura da inviare". Il nome è composto dal nome del
file che è stato firmato, seguito dal suffisso ".P7M", che appunto identifica un
file firmato.
Se la firma è andata a buon fine, ed è stata configurata la funzionalità di posta,
è possibile inviare la fattura elettronica al SDI. All'interno del bottone "Invio" è
indicata la casella di posta del SDI (che deve essere obbligatoriamente
sdi01@pec.fatturapa.it per il primo invio, e deve essere quella comunicata dal SDI
nella prima risposta per gli invii successivi), e i dati della casella di posta PEC
del mittente. Se la configurazione è corretta (e il collegamento internet
funzionante) basta premere sul bottone "Invio" per spedire la mail. Se è stata
configurata anche la mail per la spedizione della copia, viene inviata una mail
anche a questo indirizzo. Andando a leggere la casella di posta PEC (con le consuete
modalità: il programma di posta, oppure direttamente con le funzionalità di
webmail del vostro provider) si troveranno quasi immediatamente i due messaggi
di accettazione e di consegna alla casella di SDI, e gli altri due analoghi messaggi
se è stata inviata anche una copia; dopo qualche tempo (al momento non definibile,
visto che dipende dal carico di lavoro del SDI), si otterrà una ricevuta di
spedizione in caso di trasmissione corretta, e un messaggio di scarto nel caso sia
stato rilevato un errore. In quest'ultimo caso è necessario identificare la causa
dell'anomalia, correggere il file o la firma, e rispedire la fattura elettronica.
E' poi necessario continuare nei giorni successivi a controllare il contenuto
della casella PEC, per verificare che la PA non abbia emesso, entro 15 giorni dalla
ricezione della fattura, una notifica di esito negativo, motivata, causata dal
contenuto (e non dalla forma!)
della fattura (per esempio mancanza dei codici CIG o CUP, invio a ufficio non
competente, fatturazione errata o con importi non contrattuali, ecc.)
6. Controlli dopo l'invio della fattura
Tutte le comunicazioni relative all'invio e accettazione della fattura elettronica
pervengono via PEC. E' pertanto fondamentale controllare la casella di posta
elettronica certificata per poter verificare i messaggi di risposta da parte del
SdI.
Tutti i messaggi provenienti dal SdI contengono un allegato, in formato XML. I dati
contenuti sono importanti generalmente solo per i messaggi di errore e di scarto,
in quanto contengono le motivazioni relative al rifiuto della fattura. Per leggere
un file XML, basta fare doppio click sul suo nome. I messaggi di errore contengono,
nelle prime righe, una o più etichette denominate <Errore>, seguite da un
testo, in chiaro, che indica l'errore o l'anomalia rilevata.
Nell'ordine di ricezione, sono possibili questi messaggi:
Ricordo che in ogni mail inviata dal SdI è indicata la casella a cui inviare
le prossime fatture: se viene variata (normalmente questo avviene solo alla
ricezione dell'esito della prima fattura) il nuovo indirizzo va indicato
nell'apposito campo disponibile nella "Configurazione PEC" che si trova nel menu
"Configurazione" della funzione 612, "Invio fatture elettroniche" (se le fatture
sono inviate direttamente; se sono inviate tramite un intermediario, è necessario
aggiornare il dato relativo, nella voce "Dati intermediario" del menu "File" della
videata iniziale di Pixia).
Anche se non esistono delle linee guida ufficiali per la gestione delle fatture
in caso di rifiuto, le procedure generalmente utilizzate, che tengono conto sia
degli obblighi derivanti dall'invio elettronico che da quelli fiscali, sono le
seguenti:
Se questi criteri non sono soddisfatti, e quindi è necessario emettere una nuova
fattura, bisogna emettere anche una nota di credito: se la fattura è stata scartata
dal SdI è tecnicamente "non emessa", visto che non ha mai raggiunto il destinatario,
quindi la nota di credito va emessa, e firmata, per bilanciare contabilmente la
registrazione della fattura, ma non va inviata; se invece è stata scartata dal
destinatario, va inviata.
7. Conservazione delle fatture
Le norme sulla conservazione dei documenti, in precedenza dettate dal DM 23
gennaio 2004, sono adesso regolate dal DM 17 giugno 2014. E' stata prevista la
"conservazione" (cioè il salvataggio e
l'archiviazione) su supporto ottico (cioè CD o DVD) entro tre mesi successivi
all'invio della dichiarazione dei redditi (quindi
entro il 31 dicembre dell'anno successivo alla emissione delle fatture); questi
archivi devono essere firmati elettronicamente e deve venir apposta una marca
temporale. Istruzioni specifiche su questo argomento sono disponibili
qui).
Non sono invece previste regole obbligatorie per l'archiviazione delle fatture
nel periodo fra la loro preparazione e invio, e il momento della conservazione
su CD. E' quindi compito e responsabilità dell'utente garantire copie di
sicurezza dei file relativi alle fatture inviate; è da tener conto, infatti,
che visto che i file sono datati al momento della firma digitale, non è
possibile riprodurre a posteriori un file identico.
Le informazioni presenti in questa nota si riferiscono alla versione 0.66.8 e successive
Paolo Serial
consulenza informatica e realizzazione software
Partita IVA 00951290329
(aggiornato al 23/12/2015)