Registrazioni fatture ricevute da soggetti residenti in altri paesi della UE  

Per registrare una fattura emessa da un fornitore di un altro paese della Unione Europea (le cosiddette fatture intraCEE), è necessario prima effettuare alcune configurazioni:
scegliere l'azienda su cui si intendono effettuare le registrazioni;
scegliere la funzione 101 (Anagrafica azienda);
nella scheda "Contabilità" attivare l'opzione "Sezionali IVA";
nella scheda "Opzioni IVA" attivare l'opzione "Iscrizione VIES", e poi indicare il sezionale desiderato per queste registrazioni (ad esempio il sezionale 2) sia nella colonna "sez. autofattura" che "sez. acquisti" nelle righe "IVA acquisti beni intracee" e "IVA acquisti servizi intracee"; attivare anche l'opzione "assegnazione protocollo", e invece verificare che non sia attiva l'opzione "stampa autofattura". Per ulteriori considerazioni su queste scelte, leggere le relative note al termine di queste informazioni;
confermare le modifiche effettuate, con il bottone "OK", e uscire.
E' inoltre necessario creare un conto d'ordine, per poter bilanciare le registrazioni sui due registri IVA; pertanto:
attivare la funzione 202 (Archivio piano dei conti);
indicare il mastro dei conti d'ordine (o se non esiste ancora, crearlo);
immettere il nuovo codice per il conto;
immettere una denominazione (per esempio "giroconto per documenti intra CEE", o descrizione equivalente;
salvare il nuovo conto, e uscire.
Se le registrazioni sono fatte in maniera corretta, questo conto riporterà sempre un saldo zero.
Si ricorda che non è possibile effettuare operazioni intracomunitarie, né di acquisto né di vendita, se non si è provveduto alla iscrizione al VIES (VAT Information Exchange System; fino al 2010 ogni partita IVA italiana era autorizzata a tali operazioni, ma da quella data è necessario richiedere esplicitamente, per le nuove aziende e per chi non avesse fatto in precedenza simili operazioni, l'autorizzazione all'Agenzia delle Entrate).

Registrazioni fatture ricevute

Per registrare una fattura ricevuta, senza indicazione dell'IVA, è necessario registrare il documento integrato nel registro delle vendite (per segnalare il debito IVA), e nel registro degli acquisti (per pareggiare il debito IVA).
Prima di procedere è necessario aver creato il conto d'ordine, e inoltre verrà automaticamente utilizzato il sezionale indicato della configurazione dell'anagrafica aziendale.
Come esempio, simuliamo la registrazione di una fattura ricevuta per euro 100,00 (ovviamente senza IVA, ma la cui aliquota normale sia il 21%). Le registrazioni da effettuare seguiranno il seguente schema:

fattura acquisto (registro IVA acquisti)

DARE

AVERE

DESCRIZIONE

IMPORTO

fornitore fattura nnn 100,00
IVA acquisti giroconto acquisti intraCEE IVA calcolata su Ft. nnn 21,00
conto acquisti acquisti su Ft. nnn 100,00
Aliquota Imponibile Imposta
21 100,00 21,00





documento integrato (registro IVA vendite)

DARE

AVERE

DESCRIZIONE

IMPORTO

giroconto acquisti intraCEE documento integrato intraCEE 121,00
IVA vendite IVA calcolata su ft. intraCEE n. 21,00
giroconto acquisti intraCEE giroconto acquisti intraCEE 100,00
Aliquota Imponibile Imposta
21 100,00 21,00





Possiamo quindi creare le seguenti causali con la funzione 204 "Archivio causali primanota" (ovviamente i codici qui usati sono solo indicativi, e possono essere modificati a piacere dall'utente, con la sola accortezza di segnalare correttamente la causale presente nel campo "causale collegata"):

codice FC
descrizione Fattura fornitore intraCEE
dare (vuoto)
avere Mastro fornitori
formula (vuoto)
causale collegata YL
causale pilota si
tipo registrazione Fatt. acquisti intracee beni
segno Registrazione normale
numerazione Numero doc. incrementato

codice YL
descrizione IVA calcolata su ft. $P
dare conto IVA acquisti (credito IVA)
avere giroconto acquisti intraCEE
formula IVA
causale collegata YM
tipo registrazione Altre registrazioni
segno (vuoto)
numerazione (vuoto)

codice YM
descrizione acquisto su ft. intraCEE
dare conto acquisti
avere (vuoto)
formula TOTDOC
causale collegata (vuoto)
sostituzione dare
tipo registrazione Altre registrazioni
segno (vuoto)
numerazione (vuoto)

codice AC
descrizione doc. integrato fatt. intraCEE
dare giroconto acquisti intraCEE
avere (vuoto)
formula (vuoto)
causale collegata YN
causale pilota si
tipo registrazione Documento integrato intracee beni
segno Registrazione normale
numerazione Numero doc. incrementato

codice YN
descrizione IVA su doc.integrato intraCEE
dare (vuoto)
avere conto IVA vendite (debito IVA)
formula IVA
causale collegata YP
tipo registrazione Altre registrazioni
segno (vuoto)
numerazione (vuoto)

codice YP
descrizione giroconto doc. integrato ft. intraCEE
dare (vuoto)
avere giroconto acquisti intraCEE
formula RESTO
causale collegata (vuoto)
tipo registrazione Altre registrazioni
segno (vuoto)
numerazione (vuoto)

Il fornitore deve avere indicato nell'anagrafica (funzione 107) il codice di uno stato della UE, oppure una partita IVA italiana nel caso abbia deciso di utilizzare un rappresentante fiscale (in questo caso la partita IVA dovrebbe avere "999" nella quartultima, terzultima, penultima cifra): in caso contrario verrà visualizzato un apposito messaggio di avviso. E' comunque possibile che l'azienda estera abbia richiesto una partita IVA italiana "normale"; si consiglia in tal caso di verificare con attenzione, con le apposite interrogazioni disponibili sul sito dell'Agenzia delle Entrate, che la partita IVA indicata sia valida, attiva, e coerente con i dati presenti sul documento.
Prima dell'immissione dell'importo, viene visualizzata una videata che richiede ulteriori dati relativi alla fattura. Nella prima sezione viene proposta la valuta del paese del fornitore, e viene chiesto il relativo importo in valuta: si fa presente che per le fatture emesse in paesi che non adottano l'Euro, deve sempre essere indicato il valore in valuta estera, anche se il documento è redatto in Euro. Per facilitare l'operazione, è disponibile un bottone che permette di recuperare il cambio ufficiale della Banca d'Italia; visto che tale cambio non viene definito il sabato, e nelle giornate festive, nel caso il documento abbia una di queste date deve essere indicato il giorno valido più vicino, per ottenere il valore richiesto, che può comunque essere immesso anche manualmente. Nella seconda e terza sezione vengono richiesti i dettagli della transazione, che sono necessari solo se si intende procedere alla successiva produzione automatica dei dati per le comunicazioni INTRA o quella black-list. Si può comunque procedere senza indicare tutti i dati, dopo aver confermato l'apposito messaggio di avviso. Questa videata può essere visualizzata e integrata anche manualmente, con il bottone "Altri dati" che si trova in alto a destra.
E' attivo il completamento automatico della registrazione sul registro vendite. Quindi, in questo esempio, dopo aver effettuato la registrazione di acquisto, pilotata dal codice "FC", verrà automaticamente proposta la causale "AC" nella registrazione successiva, e tutti i campi saranno già predisposti; basta confermare ogni riga e il dettaglio dell'IVA.
Anche per queste causali, come per tutte le altre riguardanti operazioni IVA, è possibile con semplicità realizzare le corrispondenti causali per le note di credito: basta visualizzare il codice della fattura, e scegliere dal menu "Utilità" la voce "Crea nota credito" (se risulta disabilitata, significa che è già esistente una causale simmetrica, correlata alle note di credito). Viene presentata una tabella con codici e descrizioni invertite rispetto a quelle correnti; verificare se il testo della descrizione e i codici sono soddisfacenti, e se è il caso rettificarli manualmente; la correzione è necessaria se qualche codice ha lo sfondo rosso, in quanto tale condizione indica che quel codice è gia esistente.

Altre informazioni

La configurazione standard proposta è quella ritenuta più semplice e lineare per la registrazione di queste fatture, ma può anche essere modificata. Produce comunque due registri IVA, uno relativo agli acquisti e uno relativo alle cessioni. Digitando la causale della operazione, viene automaticamente impostato il corretto sezionale, come immesso nella configurazione. Alla conferma della registrazione di acquisto, viene indicato oltre al numero di registrazione, anche il numero di protocollo: tale numero viene utilizzato automaticamente nella registrazione del documento integrato, come numero del documento, con il suffisso del sezionale (per esempio, il numero del primo documento integrato registrato nel sezionale due, sarà 1/2). Per tale ragione è necessario che chi non utilizza normalmente l'assegnazione del protocollo sulle fatture di acquisto stia attento alla cronologicità delle registrazioni di questo tipo; e in caso di modifiche, deve fare attenzione alla congruità del protocollo sulla registrazione di acquisto, e del numero del documento integrato sulle vendite.
E' utile inoltre integrare materialmente la fattura di acquisto, utilizzando il calcolo effettuato dal programma al momento della registrazione del documento integrato: deve essere riportato manualmente sul documento il numero assegnato, l'eventuale cambio, se è redatto in valuta diversa dall'euro, e anche se è emesso da soggetto con sede in un paese che non ha adottato l'euro; l'imponibile; l'aliquota IVA e l'importo dell'imposta (ovvero la descrizione dell'eventuale causa di non imponibilità, esenzione o esclusione); il totale del documento integrato.
Normalmente è sufficiente utilizzare una unica causale per le fatture intraCEE; se è necessario registrare molte fatture, sia di beni che di servizi, potrebbe essere utile creare due causali, una con tipo registrazione "Fatt. acquisti intracee beni" e l'altra "Fatt. acquisti intracee servizi", e le altre due causali simmetriche per il documento integrato; in tal caso, nei dati aggiuntivi, viene scelta automaticamente la tipologia "beni" o "servizi", utile per i modelli INTRA o la black-list.
Si ricorda inoltre che è necessario verificare che sul documento del fornitore estero siano riportati entrambi i codici identificativi IVA (composti dalla sigla ISO del paese estero, o "IT" per l'Italia, e il numero assegnato), che non sia stata addebitata l'IVA, e che è necessario verificare che il partner estero sia abilitato alle operazioni intracomunitarie, direttamente dal sito dell'Agenzia delle Entrate, o anche dalla funzione 107 (Archivio fornitori), con il bottone "Verifica IVA/VAT". In mancanza di uno qualsiasi di questi requisiti, il documento non può essere considerato una fattura di acquisto intraCEE.

(aggiornato al 29/01/2014)